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询价采购20步,别走错了哦!

中国政府采购招标网 发布时间: 2017年05月19日 10:14

询价采购20步,别走错了哦!
  询价是《政府采购法》规定的政府采购方式之一,是一种相对简单而又快捷的采购方式,主要适用于采购的货物规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,它既能满足一些数量不多、金额较小、时间要求紧的采购需求,同时也能有效地节约采购成本,对于一些采购规模不大、采购任务相对较少的地区和中小城市的集中采购机构来说,是一种较为常用的政府采购方式。
 
  《政府采购法》第四十条规定了询价采购方式的基本程序,即成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商。《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号令印发,以下简称74令)对询价采购方式的适用条件、采购程序以及法律责任作了明确规定。
 
  在政府采购实践中,询价采购通常被分两个阶段实施,即询价准备阶段和询价阶段。笔者根据多年来从事政府集中采购工作的经验,认为实施完整的询价采购,需要经过20个关键步骤才能完成。
 
  1、确定采购方式
 
  项目采购方案确定后,应根据《政府采购法》和74号令规定的适用情形确定采购方式。
 
  《政府采购法》第三十二条规定了询价采购方式适用的情形,即采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,可以依照本法采用询价方式采购。
 
  根据74号令第三条规定,可以采用非招标采购方式的有四种情形,一是依法制定的集中采购目录以内,且未达到公开招标数额标准的货物服务;二是依法制定的集中采购目录以外、采购限额标准以上,且未达到公开招标数额标准的货物服务;三是达到公开招标数额标准、经批准采用非公开招标方式的货物服务;四是按照《招标投标法》及其实施条例,必须进行招标的工程建设项目以外的政府采购工程。符合这四种情形,采购货物的,还可以采用询价采购方式。
 
  另外,74号令还规定,询价采购需求中的技术、服务等要求应当完整、明确,符合相关法律、行政法规和政府采购政策的规定。在采购实践中,应当根据《政府采购法》及74号令,结合项目具体特点,凡是符合询价采购适用情形的,即可采用询价采购方式,否则不能随意采用。
 
  2、采购方式报批
 
  74号令规定,达到公开招标数额标准的货物、服务采购项目,拟采用非招标采购方式的,采购人应当在采购活动开始前,报经主管预算单位同意后,向设区的市、自治州以上人民政府财政部门申请批准。这就是说,如果采购数额超过了公开招标的限额标准,但符合询价采购方式适用情形,拟采用询价方式采购的,就需要报市级财政部门审批后方可采用询价方式。
 
  同时,74号令还对采购人申请采用非招标方式采购需要向财政部门提交的材料作了规定,即需要提交的材料包括:采购人名称、采购项目名称、项目概况等项目基本情况说明;项目预算金额、预算批复文件或者资金来源证明;拟申请采用的采购方式和理由。这些规定同样适用于询价方式,即应采用公开招标方式而要采用询价方式,在向财政部门报批时,也需要提交这些资料。
 
  3、提交项目资料
 
  采购人委托集中采购机构代理实施询价采购的,应当在取得财政部门对采购方式的审批后,向集中采购机构提交项目资料。项目资料包括采购人法定代表人授权书、项目实施方案(项目内容和要求)、有关部门的批准文件、对供应商的资格要求等项目实施所必须的其它有关资料。
 
  4、审查项目资料
 
  集采机构接到采购人提交的采购项目资料后,应根据财政部门的审批文件和采购人的采购需求,从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析。通过项目分析,会同采购人及有关专家确定最终的采购方案和采购清单及有关技术要求,必要时可邀请专家或技术人员进行论证。审查结束后,应完善项目采购方案,并编制项目采购清单,经采购人确认后形成正式的项目采购方案。项目资料经过审查,具备采购条件时,集采机构应与采购人签订委托代理协议,约定代理事项,明确双方的权利和义务。
 
  经过审查,如项目资料不完整,集采机构应要求采购人补充和完善;对采购人提出的一些与有关法律法规不相符的资格或技术要求,应要求采购人更改。
 
  5、编制询价文件
 
  询价文件,也称询价通知书,是载明询价项目内容和要求,向供应商告知询价程序、评审办法以及有关要求的书面文件。采购人委托集采机构实施询价的,集采机构应当根据采购项目的特点和采购人的实际需求编制询价文件,并经采购人书面同意;采购人应当以满足实际需求为原则,不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。
 
  询价文件应当包括:供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评审组织程序和评定成交的标准等。
 
  在询价文件中,不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。
 
  6、邀请供应商参加询价
 
  询价采购邀请供应商的方式有三种,即发布公告、随机抽取、书面推荐。
 
  (1)发布公告。集采机构应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体发布询价公告。询价公告是询价文件的组成部分,主要内容包括:采购人、采购代理机构的名称、地点和联系方法;采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍;采购项目的预算;供应商资格条件;获取询价文件的时间、地点、方式及询价文件售价;响应文件提交的截止时间、开启时间及地点;采购项目联系人姓名和电话等。
 
  (2)随机抽取。集采机构可在省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商,并向供应商发出询价邀请函。
 
  (3)采购人和评审专家书面推荐。采购人和评审专家分别书面推荐,邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与询价采购活动。其中采购人推荐的供应商比例不得高于推荐供应商总数的50%。集采机构可根据采购人和评审专家出具的书面推荐意见,向供应商发出询价邀请函。
 
  7、发售询价文件
 
  询价公告或询价邀请函发出后,集采机构应向受邀请的供应商提供询价文件。询价文件需要收费的,售价应当按照弥补询价文件制作成本费用的原则确定,不得以营利为目的,不得以项目预算金额作为确定询价文件售价依据。
 
  询价文件的发售期限应当在询价文件中予以明确,从询价文件发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于3个工作日。
 
  8、对询价文件澄清修改
 
  提交响应文件截止之日前,集采机构可以对已发出的询价文件进行必要的澄清或修改,澄清或修改的内容作为询价文件的组成部分。澄清或修改的内容可能影响响应文件编制的,集采机构应当在提交响应文件截止之日3个工作日前,以书面形式通知所有接收询价文件的供应商;不足3个工作日的,应当顺延提交响应文件的截止之日。
 
  这里需要注意的是,询价文件发出后需澄清和修改的情形有两种:一是询价文件发出后,采购人、集采机构发现询价文件中的某些内容不完整或某些规定条款表述不清,可能会影响供应商准确理解并编制响应文件的,需要进行澄清修改和补充完善;二是询价文件发出后,供应商对询价文件中的有关内容进行询问或提出质疑,集采机构需要会同采购人对询价文件进行澄清和修改,并给提出询问或质疑的供应商以书面答复。
 
  9、供应商编制响应文件
 
  供应商应当按照询价文件的要求编制响应文件,并对所编制的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。
 
  响应文件主要应包括:报价函、供应商法定代表人身份证明及其授权书、响应报价、技术和商务响应方案、资格证明文件以及应提供的其他有关资料和证明文件等。
 
  需说明的是,资格证明文件是响应文件的重要组成部分,如果询价文件要求供应商提供资格证明文件原件,供应商就应将资格证明文件的复印件加盖公章后按顺序分别装订于响应文件正副本中,以保持响应文件的完整性。同时,还应当将资格证明文件的原件单独封装,与响应文件一并提交,以备评审之用。
 
  10、供应商提交保证金
 
  在询价采购中,可以要求供应商在提交响应文件截止时间之前交纳保证金。保证金应当采用支票、汇票、本票、网上银行支付或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式交纳。保证金数额应当不超过采购项目预算的2%。供应商为联合体的,可以由联合体中的一方或者多方共同交纳保证金,其交纳的保证金对联合体各方均有约束力。在询价文件中,对保证金的交纳时间、方式以及金额,应当有明确要求。
 
  11、供应商提交响应文件
 
  供应商应当在询价文件要求的截止时间前,将响应文件密封送达指定地点。集采机构应当确定工作人员在指定地点负责接收供应商递交的响应文件,在截止时间后送达的响应文件为无效文件,应当拒收。
 
  供应商在提交响应文件截止时间前,可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回,并书面通知集采机构。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的,以补充、修改的内容为准。
 
  12、成立询价小组
 
  集采机构受采购人委托组织实施询价采购的,应当成立询价小组。询价小组由采购人代表和评审专家共3人以上单数组成,其中评审专家人数不得少于询价小组成员总数的2/3。达到公开招标数额标准的货物采购项目,询价小组应当由5人以上单数组成。采购人不得以评审专家身份参加本部门或本单位采购项目的评审,集采机构人员也不得参加本机构代理的采购项目的评审。
 
  在询价小组中,评审专家应当从政府采购评审专家库内相关专业的专家名单中随机抽取。技术复杂、专业性强的询价采购项目,通过随机方式难以确定合适的评审专家的,经主管预算单位同意,可以自行选定评审专家。技术复杂、专业性强的询价采购项目,评审专家中应当包含1名法律专家。
 
  13、召开报价大会
 
  报价大会应当按询价文件预先确定的时间、地点召开,由集采机构主持,并邀请所有提交响应文件的供应商参加。报价大会的议程如同开标仪式,主要是宣布有关纪律和注意事项以及报价和评审工作程序,开启供应商提交的响应文件,宣读响应文件有关内容等。
 
  在开启响应文件时,由提交响应文件的供应商或者其推选的公证机关检查响应文件的密封情况,经检查确认无误后,由工作人员当面拆封,宣读供应商名称、报价和询价文件中的其他有关内容。在询价文件要求提交响应文件的截止时间前收到的所有响应文件,开启响应文件时都应当当众拆封和宣读。参加询价采购活动的供应商,应当按照询价通知书的规定一次报出不得更改的价格。
 
  集采机构应当对报价大会进行记录,并作为采购活动记录,存档备查。
 
  14、对响应文件进行评审
 
  报价大会结束后,即进入评审环节。在进行评审开始前,集采机构应召集询价小组成员召开评审预备会议,介绍项目基本情况,宣布评审工作纪律和注意事项。在预备会上,询价小组成员应认真阅读并确认询价文件,签订评审承诺书,推选询价小组负责人,并由询价小组负责人对询价小组成员进行分工,对评审程序、步骤和办法作出安排。询价小组发现询价文件内容违反国家有关强制性规定的,应当停止评审,并向集采机构说明情况。询价小组对响应文件进行评审前,应当对供应商提交的响应文件进行评审。
 
  在询价评审过程中,询价小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则,根据询价文件的规定,对响应文件进行独立审查。对响应文件的评审主要包括三个方面,即有效性审查、完整性审查、响应性审查。
 
  (1)有效性审查。主要是对供应商的资格、资质以及提交的响应文件进行审查,以判定其是否符合要求。有效性审查主要有两项内容,一是供应商资格是否有效性,二是供应商提交的响应文件是否有效性。通过审查,以判定响应文件是否符合有效。
 
  (2)完整性审查:也包括两个方面的内容,一是审查供应商提交的响应文件的是否完整,二是审查否符合询价文件对响应文件格式和内容的要求。
 
  (3)响应性审查:主要是审查供应商提出的响应方案是否符合询价文件要求,其技术响应方案、商务响应方案是否对询价文件以及项目采购方案作出了实质性响应。
 
  经过审查,对未实质性响应询价文件的响应文件按无效响应处理,询价小组应当告知提交响应文件的供应商。经过对响应文件审查后,通过审查并符合要求的供应商家数不足法定家数的,询价采购应予终止。
 
  在评审过程中,询价小组不得改变询价文件所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。
 
  15、供应商澄清和说明响应文件
 
  询价小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时,可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。
 
  询价小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的,应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应当由本人签字并附身份证明。
 
  16、询价小组进行综合评审
 
  询价小组对供应商提交的响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查后,应当对响应文件及报价进行综合评审。评审结束后,询价小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,并编写评审报告。
 
  17、询价小组编制评审报告
 
  评审结束后,询价小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告。评审报告的主要内容包括:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况,以及参加采购活动的供应商名单;评审日期和地点,询价小组成员名单;评审情况记录和说明,包括对供应商的资格审查情况、供应商的报价情况和对响应文件评审情况等;提出的成交候选人的名单及理由。
 
  评审报告应当由询价小组全体人员签字认可。询价小组成员对评审报告有异议的,询价小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选人,采购程序继续进行。对评审报告有异议的询价小组成员,应当在报告上签署不同意见并说明理由,由询价小组书面记录相关情况。询价小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的,视为同意评审报告。
 
  18、确定成交
 
  集采机构应当在评审结束后2个工作日内,将评审报告送采购人确认。采购人应当在收到评审报告后5个工作日内,从评审报告提出的成交候选人中,根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商,也可以书面授权询价小组直接确定成交供应商。采购人逾期未确定成交供应商且不提出异议的,视为确定评审报告提出的最后报价最低的供应商为成交供应商。
 
  集采机构在收到采购人对评审报告的确认意见和对成交供应商的确定结果后2个工作日内,向成交供应商发出成交通知书,同时在省级以上财政部门指定的媒体上公告成交结果。
 
  成交结果公告应当包括以下内容:采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方式;项目名称和项目编号;成交供应商名称、地址和成交金额;主要成交标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求;询价小组成员名单。在公告成交结果时,应当将询价文件同时公告。采用书面推荐供应商参加采购活动的,还应当公告采购人和评审专家的推荐意见。
 
  19、签订采购合同
 
  在成交通知书发出后,采购人与成交供应商应当在成交通知书发出后30日内按照采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项签订政府采购合同。采购人不得向成交供应商提出超出采购文件以外的任何要求作为签订合同的条件,不得与成交供应商订立背离采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等实质性内容的协议。集采机构应当组织采购人与成交供应商协商、洽谈、签订合同,并对采购人与成交供应商签订的合同进行审核、确认。

  20、退还保证金
 
  集采机构应当在采购活动结束后及时退还供应商提交的保证金,但因供应商自身原因导致无法及时退还的除外。未成交供应商提交的保证金应当在成交通知书发出后5个工作日内退还,成交供应商提交的保证金应当在采购合同签订后5个工作日内退还。
 
  需要注意的是,74号令规定,出现五种情形之一的,保证金不予退还:一是供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的;  二是供应商在响应文件中提供虚假材料的;三是因不可抗力或采购文件认可的情形以外,成交供应商不与采购人签订合同的;四是供应商与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的;五是采购文件规定的其他情形。
 
  经过以上20个步骤,一个完整的询价采购过程就算完成了。但在询价采购中,有一点还应当注意,当出现有三种情形之一的,询价采购活动应当终止,集采机构应当发布项目终止公告并说明原因,重新开展采购活动。这三种情形,一是因情况变化,不再符合规定的询价采购方式适用情形的;二是出现影响采购公正的违法、违规行为的;三是在采购过程中符合竞争要求的供应商或者报价未超过采购预算的供应商不足3家的。 作者:李平 

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